|
شرح مشکل:
چرا گاهی با وجود اینکه
8ساعت متوالی در طول روز با تمام توان کار کرده ایم در انتهای روز که نگاه می کنیم
احساس می کنیم هیچ کار با ارزش و پرثمری انجام نداده ایم؟!
واقعیت این است که 8
ساعت کاری اغلب ما، 8 ساعت کاری پیوسته نیست بلکه این 8 ساعت در عمل به زمان های
10، 20 یا حداکثر 30 دقیقه ای شکسته می شود. با مراجعین مختلف، تماس های تلفنی
مکرر، جلسات ناگهانی و . . .
نکته مهم اینجاست که هر بار در میان
کارمان، "مزاحمی" از راه می رسد (چه تماس تلفنی رئیس و مقام مافوق باشد
و چه مراجعه ارباب رجوع یا هر چیز دیگر) ، مدت زیادی طول می کشد تا ذهن مان واقعاً
به محیط قبلی تفکر باز گردد و به همین دلیل وقتی به دفعات، فکرمان گسسته می شود
عملاً هیچ گاه به تفکر عمیق درباره مشکلات و موضوعات، برای یافتن راه حلی مناسب
نمی رسیم و به این ترتیب در پایان روز متوجه می شویم همچنان مهم ترین تصمیم ها
گرفته نشده و مهمترین کارها باقی مانده اند.
نه تنها در مورد کارهای سازمان بلکه در
مورد درس خواندن، تصمیم گیری های مهم در زندگی و بسیاری موضوعات دیگر، "تمرکز فکری" مهم ترین و اولین گام است.
پیشنهادهایی برای رفع
مشکل:
برای
اینکه زمان تان کمتر به قطعات کوچک تقسیم شود و زمان پیوسته طولانی تری برای انجام
کارها داشته باشید پیشنهاد می کنم:
1- با چسباندن برگه ای پشت مانیتور
یا روی درب به همکاران اعلام کنید (مثلاً) " تا ساعت 10.30 مشغول انجام فلان کار هستید. از ساعت 11 تا 11.30
کاملاً در خدمت شما خواهم بود."
2- اگر منشی دارید بخواهید که به
غیر از تلفن های ضروری و اضطراری، هیچ تلفن دیگری را تا ساعت 11 وصل نکند. (بعد از
مدتی هماهنگی خوبی بین شما و منشی تان به وجود می آید و او به دقت متوجه می شود که
چه تلفن هایی از نظر شما ضروری و اضطراری است و کدامیک خیر.)
3- از مسنجر سازمانی برای فرستادن
پیام های خود به همکاران استفاده کنید تا در وسط کار مزاحمشان نشوید دقت کنید اگر
با تایپ کردن راحت نیستید می توانید پیغام صوتی بفرستید.
به این ترتیب پاسخ دهنده هم با فراغ بال و کامل جواب شما را خواهد داد. البته در
مواردی که تبادل نظر لازم است صحبت رو در رو بهتر است.
4- بین همکاران واحدتان یک روز را
مشخص کنید که برای نصف روز با هم تماس نگیرید و مزاحم هم نشوید و فقط مشغول کار
باشید.
5- صدای گوشی تلفن خود را حتی
الامکان کم کنید تا مزاحم همکاران نشود.
6- از راه دور و با صدای بلند
همکاران را صدا نکنید!
|
