شرح مشکل:

چرا گاهی با وجود اینکه 8ساعت متوالی در طول روز با تمام توان کار کرده ایم در انتهای روز که نگاه می کنیم احساس می کنیم هیچ کار با ارزش و پرثمری انجام نداده ایم؟!

واقعیت این است که 8 ساعت کاری اغلب ما، 8 ساعت کاری پیوسته نیست بلکه این 8 ساعت در عمل به زمان های 10، 20 یا حداکثر 30 دقیقه ای شکسته می شود. با مراجعین مختلف، تماس های تلفنی مکرر، جلسات ناگهانی و . . .
  نکته مهم اینجاست که هر بار در میان کارمان، "مزاحمی" از راه می رسد (چه تماس تلفنی رئیس و مقام مافوق باشد و چه مراجعه ارباب رجوع یا هر چیز دیگر) ، مدت زیادی طول می کشد تا ذهن مان واقعاً به محیط قبلی تفکر باز گردد و به همین دلیل وقتی به دفعات، فکرمان گسسته می شود عملاً هیچ گاه به تفکر عمیق درباره مشکلات و موضوعات، برای یافتن راه حلی مناسب نمی رسیم و به این ترتیب در پایان روز متوجه می شویم همچنان مهم ترین تصمیم ها گرفته نشده و مهمترین کارها باقی مانده اند.
 نه تنها در مورد کارهای سازمان بلکه در مورد درس خواندن، تصمیم گیری های مهم در زندگی و بسیاری موضوعات دیگر، "تمرکز فکری" مهم ترین و اولین گام است.

پیشنهادهایی برای رفع مشکل:

برای اینکه زمان تان کمتر به قطعات کوچک تقسیم شود و زمان پیوسته طولانی تری برای انجام کارها داشته باشید پیشنهاد می کنم:

1-    با چسباندن برگه ای پشت مانیتور یا روی درب به همکاران اعلام کنید (مثلاً) " تا ساعت 10.30 مشغول انجام فلان کار هستید. از ساعت 11 تا 11.30 کاملاً در خدمت شما خواهم بود."

2-     اگر منشی دارید بخواهید که به غیر از تلفن های ضروری و اضطراری، هیچ تلفن دیگری را تا ساعت 11 وصل نکند. (بعد از مدتی هماهنگی خوبی بین شما و منشی تان به وجود می آید و او به دقت متوجه می شود که چه تلفن هایی از نظر شما ضروری و اضطراری است و کدامیک خیر.)

3-     از مسنجر سازمانی برای فرستادن پیام های خود به همکاران استفاده کنید تا در وسط کار مزاحمشان نشوید دقت کنید اگر با تایپ کردن راحت نیستید می توانید پیغام صوتی بفرستید.
به این ترتیب پاسخ دهنده هم با فراغ بال و کامل جواب شما را خواهد داد. البته در مواردی که تبادل نظر لازم است صحبت رو در رو بهتر است.

4-     بین همکاران واحدتان یک روز را مشخص کنید که برای نصف روز با هم تماس نگیرید و مزاحم هم نشوید و فقط مشغول کار باشید.

5-     صدای گوشی تلفن خود را حتی الامکان کم کنید تا مزاحم همکاران نشود.

6-      از راه دور و با صدای بلند همکاران را صدا نکنید!

مثالی از کاربرد مفاهیم «مهندسی دوباره فرآیندها» برای کاهش هزینه های سربار

  از ویژگی های مهم مهندسی مجدد فرآیندها،BPR عبور کار از مرزهای سازمانی است. در سازمان های سنتی، حسابداران تنها به حساب و کتاب می پردازند و کارمندان تدارکات هستند که روش خرید و سفارش را می دانند. بنابراین هنگامی که اداره حسابداری به چند مداد تازه نیازمند است، باید درخواست خود را به اداره تدارکات بدهد. این اداره است که فروشنده را یافته، قیمت را تعیین کرده، سفارش می دهد، کالا را به هنگام ورود بازرسی و کنترل می کند و صورتحساب را می پردازد.

چنین فرآیندهایی بسیار گران تمام می شوند، زیرا علاوه بر درگیر نمودن چندین اداره، هزینه بالاسری چشمگیری نیز برای پیگیری ها و هماهنگ کردن تکه های فرآیند، به بار می آورند. شرکتی را سراغ داریم که با یک آزمایش کنترل شده، به این نتیجه رسید که برای خرید یک عدد باطری 3 دلاری، 100 دلار هزینه شده است. همچنین دریافت که 35 درصد از درخواست خریدهایش مبلغی کمتر از 500 دلار داشته اند !

پذیرش هزینه سازمانی 100 دلار برای خرج کردن 500 دلار، هوشمندانه نبود. بنابراین شرکت یاد شده، ادارات خود را در خریدهای کوچک آزاد گذاشت. به سخن دیگر، اکنون حسابداران، خود مدادهای مورد نیازشان را می خرند. آنها می دانند از کجا باید خرید کنند و چقدر بپردازند. زیرا اداره تدارکات، فهرستی از فروشندگان تایید شده و قیمت های مورد توافق را در اختیارشان گذاشته است هر یک از واحدهای سازمانی در این شرکت اینک کارت اعتباری تا حد 500 دلار به نسبت تعداد مشخصی از کارکنان در اختیار دارند که نیازهای اداری خود را برای مدتی معین از محل آن خریداری می کنند. در پایان هر ماه، بانک صادر کننده کارت، فایل گزارش خریدهای همه کارتها را برای شرکت می فرستند. حسابداری نیز هزینه ها را جداگانه در دفتر کل خود ثبت کرده و به حساب بودجه ادارات مختلف منظور می نماید.

در نتیجه درخواست کننده، کالای مورد نیاز خود را سریعتر و بدون بگو مگو بدست آورده و شرکت نیز در فرآیند خرید، هزینه ای بسیار کمتر از 100 دلار متحمل شده است.
   در واقع با اینکه تقسیم کار، امری گریزناپذیر است ولی تقسیم کار به اجزا بسیار کوچک باعث می شود کار برای کارکنان بی معنا و غیرجذاب شود. به علاوه امکان بروز اشتباه در دست به دست شدن کار افزایش می یابد و زمان و هزینه های بالاسری زیاد می شود.

نرم‌افزارهای خوب زیادی برای تبدیل فایل‌های PDF به Text وجود دارد اما اكثر آنها با زبان فارسی میانه‌ی خوبی ندارند و فایل‌هایPDF فارسی را به طرز بسیار وحشتناكی تبدیل می‌كنند و نتیجه‌ی كار، متنی ناخوانا و با فونت‌هایی بی‌معنی و به هم ریخته است. امروز نرم‌افزاری را معرفی می‌كنیم كه تبدیل فایل‌های PDF فارسی به متن ساده را به خوبی انجام می‌دهد.

راه‌های زیادی در اینترنت برای مشاهده آنلاین تلویزیون یا اخبار وجود دارد اما در صورتی كه دنبال فیلم‌های آموزشی در رشته‌های خاصی باشید بهتر است كه به فیلم‌های آنلاین دروس دانشگاهی دانشگاه‌ها بپردازید زیرا دانشگاه‌های زیادی در نقاط مختلف جهان وجود دارند كه این فیلم‌ها را به صورت رایگان در اختیار بینندگان خود قرار می‌دهند.

ERP واقعا چه زمانی مورد نیاز سازمان ها می باشد. این مقاله به این موضوع خواهد پرداخت:

قبل از بکارگیری ابزارهای اندازه‌گیری لازم است پژوهشگر از طریق علمی، نسبت به روا بودن ابزار اندازه‌گیری مورد نظر و پایایی آن (که مکمل هم به حساب می آیند) اطمینان نسبی پیدا کند.

به نام خدا

موضوع: درس هایی بزرگ از مدیران بزرگ

تهیه کننده : امید اورنگی

.دانشجوی رشته مدیریت صنعتی